بلاگ تلفن گویا , مقالات تلفن گویا , مطالب تلفن گویا

 تلفن گویا جایگزین مناسب سانترال قدیمی
با گذر تکنولوژی و رسیدن به تکنولوژی‌های نو شرکت‌های مختلفی هستند که هنوز از تلفن‌های سانترال قدیمی استفاده می‌کنند، در حالی که این سیستم با محدودیت‌هایی همراه است. قصد داریم شما را با تکنولوژی صوت روی شبکه یا Voip آشنا کنیم که همان سیستم تلفن گویا است و جایگزین مناسب برای سانترال‌های قدیمی به شمار می‌رود.
تلفن‌های سانترال به صورت سخت‌افزاری ارتباطات تلفنی را برقرار می‌کند و برای استفاده کنندگان خود محدودیت‌هایی را دارند که از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:     محدودیت در تعداد خطوط ورودی و داخلی
    مشکل پخش صوت انتظار
    پایان تولید توسط شرکت پاناسونیک
    سیم کشی گسترده در تمام شرکت
    هزینه بالا برای اضافه کردن داخلی
    عدم ضبط صدا ( با تجهیزات خارجی ممکن است)
    فضای زیاد برای نصب به هر حال همه ما از تکنولوژی انتظار داریم که راهکار بهینه و هوشمندانه‌ای برای جایگزینی سانترال‌های قدیمی ارایه کند. در گزارش امروز قصد داریم که شما را با تکنولوژی صوت روی شبکه یا Voip آشنا کنیم. سیستم جدید ویپ همان سیستم تلفن گویا است. سیستم تلفن گویا جایگزین مناسب برای سانترال‌های قدیمی است و تمام کارهای سیستم سانترال قدیمی را انجام می‌دهد. از جمله امکاناتی که سیستم تلفن گویا علاوه بر قابلیت‌های سانترال قدیمی در اختیار شرکت‌های مختلف قرار می‌دهد عبارتند از:     گوینده فارسی در حین تماس
    تقسیم ساعات کاری و غیرکاری
    ضبط تماس
    صف تماس
    منوی صوتی در چند زبان مختلف
    موزیک انتظار
    قابلیت انتقال تماس
    قابلیت صندوق صوتی
    قابلیت ارسال پیام ضبط شده به ایمیل
    داخلی پیشنهادات و انتقادات
    نامحدود عدد داخلی تلفن ویپ دیجیتال
    نامحدود ورودی تلفن شهری همچنین می‌توان تفاوت‌های دیگری را بین سیستم تلفن گویا و سیستم سانترال بیان کرد و مقایسه قیمت بین این دو محصول متفاوت داشت. برای این منظور می‌توانید عنوان برتری‌های تلفن گویا بر سانترال و جدول مقایسه قیمت را مطالعه کنید. چگونه سیستم تلفن گویا تهیه کنم؟ در بررسی‌های انجام شده به این نتیجه رسیده‌ایم که شرکت‌های مختلفی هستند که این تجهیزات را تهیه می‌کنند اما به تازگی شرکت ایده پردازان الکترونیک اقدام به تهیه و توسعه نرم افزاری سیستم تلفن گویا کرده است. سیستم تلفن گویا یک سیستم سخت افزاری و نرم افزاری تواما است که بر روی شماره‌های داخلی شرکت شما نصب می شود. وقتی مشتری با کسب و کار شما تماس می‌گیرد یک فایل صوتی اولیه پخش می‌شود و توضیح می‌دهد با کجا تماس گرفته شده و به عنوان مثال کلید یک را فشار دهید برای ارتباط با واحد فروش، کلید دو را فشار دهید برای ارتباط با واحد خدمات و به همین ترتیب بخش بندی شرکت شما را مشخص می‌کند. برای بررسی کیفیت صوت ضبط شده در استودیو می‌توانید شماره 0212853 را شماره گیری کنید و با کیفیت صوت آشنا شوید.
سیستم تلفن گویا جایگزین مناسب سیستم‌های سانترال قدیمی است و همه کارهای سیستم سانترال قدیمی را انجام می‌دهد. شرکت ایده‌پردازان الکترونیک در توسعه قابلیت‌های نرم افزار خود اقدام به ایجاد ارزش افزوده‌های ویژه‌ای کرده است. در زیر این قابلیت‌های اختصاصی ذکر شده است و به تفصیل آمده است:
    گزارش گیری و ضبط تماس: وقتی کسب و کار شما با مشتریان مختلف در ارتباط است نیاز دارید که اطلاعات این تماس‌ها را بررسی کنید. بسیار اتفاق می‌افتد که شما نیاز دارید تماس‌های گرفته شده را بررسی کنید یا حتی صدای ضبط شده را دوباره بشنوید. دانستن اینکه در روز چه تعداد تماس از دست رفته داشته‌اید نیز کمک خواهد کرد تا کسب و کار خود را توسعه دوباره بدهید. شرکت ایده پردازان الکترونیک با ایجاد رابط کاربری کاربر پسند توانسته است نیازمندی مشتریان خود را رفع کند. توسط این نرم افزار می‌توانید به جستجوی پیشرفته در تماس‌های خود بپردازید. این نرم افزار به شما کمک خواهد کرد تماس‌های کسب و کار خود را کنترل کنید.     قابلیت ارسال اس ام اس پس از پایان تماس: کسب و کار خود رو چگونه به دیگران معرفی می‌کنید؟ مشتریان وقتی از شما خدمات مناسبی دریافت می‌کنند چگونه دیگران را مطلع می‌کنند؟ شرکت ایده‌پردازان الکترونیک با افزودن ماژول ارسال پیامک پس از پایان تماس راه کار مناسبی را ایجاد کرده است. پس از اتمام تماس سامانه تلفن گویا برای مشتری شما یک پیامک ارسال می‌کند: به این ترتیب نام کسب و کار شما به همراه شماره تلفن‌تان برای مشتری ارسال می‌شود. همچنین می‌توانید آدرس تلگرام خود را نیز برای مشتری ارسال کنید. مشتریان شما می‌توانند به سادگی و با ارسال این پیامک برای دوستان و آشنایان خود کسب و کار شما را تبلیغ کنند.     قابلیت ارسال فکس نرم افزاری و حذف دستگاه فکس: امروزه سازمان‌ها و شرکت‌هایی که با تکنولوژی روز دنیا همراه باشند به جرأت می‌توان گفت پیشرفت بسیار بیشتری نسبت به رقبای خود خواهند داشت. این سازمان‌ها و شرکت‌ها متوجه این موضوع شده‌اند که ارسال و دریافت فکس به روش سنتی چقدر باعث هدر رفتن منابع و هزینه‌ها می‌شوند. با پیشرفت روز افزون تکنولوژی و گسترش فناوری ویپ (VOIP) در دنیا، ارسال و دریافت فکس به صورت کاملاً الکترونیکی و نرم افزاری امکان پذیر است. در صورت استفاده از فکس به روش سنتی مواردی مانند هدر رفتن کاغذ و منابع مالی را خواهیم داشت و همچنین اگر در سطح وسیع به آن نگاه کنیم با حجم بسیار بالای کاغذی که در ارسال و دریافت فکس به روش سنتی مصرف می‌شود پی می‌بریم، چه ضربه بزرگی به محیط زیست وارد می‌شود. ارسال و دریافت فکس به صورت الکترونیکی به زمان کمتری نیاز دارد که این مسئله بسیار مورد توجه سازمان‌ها و شرکت‌هایی است که استفاده بالایی از فکس دارند و در آخر اینکه در ارسال و دریافت فکس الکترونیکی دستگاه فکس حذف شده و می‌توان در صورت نیاز به چاپ فکس دریافتی از پرینترهای موجود در محل کار استفاده کرد که این خود فوایدی دارد از جمله اینکه در هزینه‌هایی مانند خرید دستگاه فکس و همچنین خرید بی رویه کاغذ صرفه جویی می‌شود و دیگر لازم نیست فضایی را به فکس اختصاص دهیم. برای استفاده از فکس الکترونیکی در نرم افزار ویپ (VOIP)، می‌توان فایل را با فرمت PDF در رایانه ذخیره کرد و آن را ارسال کرد و دریافت فکس هم به این گونه هستند که فکس‌های دریافتی در با فرمت PDF در حافظه رایانه ذخیره می‌شود.

بلاگ تلفن گویا , مقالات تلفن گویا , مطالب تلفن گویا

ویژگی تلفن گویا

 

نرم افزار تلفن گویا و پاسخگوی خودكار «ایرانیان»، به عنوان یك سیستم پاسخگوی 24 ساعته به تماس‌های تلفنی، جهت اتوماسیون بخش‌های مختلف شركت‌ها، سازمان‌ها، مراكز و ... مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم می‌تواند با ارائه سرویس‌های مختلف، بسیاری از نیازهای مشتریان را از طریق تلفن مرتفع نماید و موجب صرفه‌جویی در هزینه، زمان و همچنین رضایتمندی مشتریان گردد.

با توجه به كاربردهای گوناگون و نیازهای متفاوت شركت‌ها و سازمان‌ها، علاوه بر ارائه امكانات كلی سیستم‌های تلفن گویا ، «ایرانیان» می‌تواند به سرعت مطابق نیازهای موجود طراحی گردد. مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار فوق امکان طراحی روند پاسخ‌گویی به خط تلفن توسط نرم افزار پیام نگار می‌باشد كه موجب انعطاف پذیری سیستم می‌گردد. مشتریان می‌توانند بر حسب نیاز خود نحوه ارائه خدمات، روال پاسخ‌گویی به تماس‌ها، پخش پیغام‌ها، منوهای صوتی، دریافت اطلاعات و ارسال فکس از طریق خط تلفن را مشخص نمایند، همچنین این سیستم میتواند با اتصال به انواع بانک‌های اطلاعاتی (Ms SqlServer, Oracle, MySql) موجود در سازمان‌ها، کاربردها و نرم افزارهای تلفیقی کارآمدی تولید نماید.
تلفن گویا با توجه به اینکه مردم تماس تلفنی را به سایر روشهای ارتباطی ترجیح می دهند ، سامانه تلفن گویای قابل اطمینان و پایدار ، نقش کلیدی در افزایش سطح کیفی ارائه خدمات و جلب رضایت مشتریان دارد. تلفن گویای شرکت تیبا سامانه می تواند از طریق اتصال به نرم افزارهای ارتباط با مشتری (CRM) و با ارائه انواع امکانات تلفنی ، شما را در رسیدن به این اهداف یاری نماید.

 

 

برخی از مزایاهای تلفن گویا :

    اطلاع رسانی گویا
    اطلاع رسانی مکتوب (فکس)
    اپراتور خودكار (منشی خودكار)
    صندوق صوتی
    شکایات و پیگیری شکایات (با ارائه کد رهگیری)
    پرسش و پاسخ
    پیشنهادات و انتقادات
    اعلام بدهی
    تماس گیر خودکار (شماره گیری تلفن مشتریان و اعلام پیغام)
    ارسال و دریافت فکس (Fax Server)
    نظرسنجی و مسابقه
    اعلام اطلاعات حسابداری و مالی
    ارسال پیامک (پیام کوتاه) SMS
    ارائه گزارشهای آماری از تماس‌ها
    ارسال پست الکترونیکی (e-mail)
    مشاوره تلفنی

 

 

 

برخی از کاربرد های تلفن گویا:

-سامانه های تلفن بانک ( بانک ها و موسسات مالی و اعتباری )
-سامانه هاي ارتباط با مشتري و CRM ( وزارتخانه ها، سازمانها و شرکت های خصوصی )
-شهرداری، بیمه، بورس، مترو، راه آهن، آتش نشانی
-سامانه های امنيتی
-سامانه هاي اطلاع رساني تلفني ( اطلاعات سازماني، پزشکي، اخبار، هواشناسي )
-اعلام پرواز فرودگاه ها، پايانه های حمل و نقل...
-سامانه هاي آموزشي و آرشيوهای صوتی ( مدارس، دانشگاه ها و مؤسسات آموزشي )
-سامانه هاي سرگرمي و تفريحي ( مسابقات، قرعه کشي، طالع بيني و فال )
-رزرواسيون تلفني ( بليت هواپيما و قطار، بليت سينما )
-بيمارستان و مؤسسات خدمات درماني

 

در ادامه بخوانید:محصول تلفن گویا بیمارستان ها

 

 

امکانات و قابلیت های کلی نرم افزار تلفن گویا :

 

    اجرای نرم افزار تلفن گویا به صورت سرویس
    طراحی سناریو پاسخگویی به تماسها بصورت گرافیکی (نرم افزار پیام نگار)
    اتصال به انواع بانکهای اطلاعاتی شامل , Foxpro , Access , My Sql Oracle، SQL Server و ...
    ثبت عملیات در حال اجرا بر روی خطوط و نتیجه آنها جهت پیگیری اشکالات
    تشخیص شماره تماس گیرنده CallerID (در صورت اتصال به خط شهری)
    کنترل تجهیزات سخت افزاری از طریق پورت پارالل و سریال
    مسدود نمودن شماره تلفنهای خاص (Caller ID Black List)
    تعریف گروه‌های دسترسی به منظور حفظ امنیت سیستم
    تعریف کاربران و سطوح دسترسی
    ارائه گزارش‌های آماری و مدیریتی تحت وب
    نمایش آنلاین وضعیت خطوط تلفن و عملیات در حال اجرا بر روی آنها
    تعریف بازه زمانی فعالیت سیستم در طول شبانه روز
    تعریف سناریوهای مختلف پاسخگویی، برای خطوط مختلف (برای مثال: سه خط منشی خودکار، یک خط فکس سرور)
    امکان تست سناریو طراحی شده به کمک ابزارهای شبیه سازی با استفاده از کارت صوتی، میکروفن و صفحه شماره گیر تلفن مجازی

 

اطلاع رسانی گویا

این بخش به منظور ارائه اطلاعات مختلف بصورت گویا برای تماس گیرندگان طراحی شده است.از این طریق میتوان هر نوع اطلاعات شامل اخبار، اطلاعیه، محصولات، فهرست قیمت، خدمات، پرسشهای معمول و غیره رابدون صرف وقت توسط پرسنل شرکت در تمام طول شبانه روز در اختیار مخاطبین قرار داد. تماس گیرندگان میتوانند پس از تماس با تلفن گویا و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نمایند. اطلاعات مورد نظرمیتواند بصورت ساختار درختی بدون محدودیت سطح طراحی گردد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی، اطلاعات مورد نظر را دریافت نماید. با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانکهای اطلاعاتی مانند SQLServer , Oracle , MySQL , … و امکان فراخوانی وب سرویس و URL را دارد، اطلاعات این بخش میتواند از نرم افزارهای دیگر دریافت شده و خوانده شود. سامانه تلفن گویای شرکت تیبا سامانه پخش اعداد ، مبلغ ، تاریخ ، ساعت ، ماه های سال ، روزهای هفته و ... را بصورت خودکار انجام می دهد. تغییر و بروز رسانی اطلاعات صوتی به سادگی از طریق تلفن، و ورود رمز عبور از طریق منوی صوتی مدیرسیستم قابل انجام است .این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی میباشد. این اطلاعات میتوانددر تصمیمگیریهای مدیریتی و شناخت نیازهای مشتریان و تماس گیرندگان بکار رود.       پخش پیام اطلاع رسانی ، معرفی محصولات ، فهرست قیمت ، پاسخ پرسشهای معمول و ... بصورت گویا
      طراحی منوی صوتی بصورت درختی (بدون محدودیت سطح و شماره)
      خواندن اطلاعات از بانک‌های اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر مانند SQLServer , Oralce , MySQL
      پخش اعداد، مبلغ، تاریخ ، ساعت ، روزهای هفته و ماه های سال بصورت خودکار
      اعلام پیغام‌های مختلف در ساعات مختلف شبانه روز
      تغییر پیغام‌های درخت اطلاع رسانی در روزهای تعطیل، روزهای مختلف هفته، تاریخ‌های مشخص و ...
      تغییر پیغام‌های درخت اطلاع رسانی و سناریو پاسخگویی بر اساس شماره تلفن تماس گیرنده(CallerID)
      عدم پاسخگویی به تماس درصورت تشخیص شماره تلفن موجود در لیست سیاه (CallerID Black List)
      امکان صداگذاری و بروز رسانی پیغام‌های صوتی
      ارائه گزارشات و نمودارهای آماری از تماس‌ها و خدمات مورد استفاده تماس گیرندگان

 

 

اطلاع رسانی مکتوب (فکس)

 

این بخش جهت ارائه اطلاعات بصورت فکس برای تماس گیرندگان طراحی شده است. از این طریق میتوان کلیه اطلاعات نوشتاری و تصویری شامل اطلاعات شرکت،فهرست قیمت ، مدارک لازم اطلاعات مالی ، بخشنامه ها و غیره را از طریق سیستم تلفن گویا برای مخاطبین ارسال نمود. تماس گیرندگان میتوانند پس از ورود به سیستم و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نموده و نتیجه را بصورت فکس دریافت نمایند. ساختار اطلاعات مورد نظر بصورت درختی بدون محدودیت سطح میباشد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی میتواند به اطلاعات موردنظر دسترسی پیدا کند. با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانکهای اطلاعاتی مانند SQLServer , Oralce , MySQL و فراخوانی وب سرویس WebService را دارد، اطلاعات این بخش میتواند از بانکهای اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر خوانده شده و در صفحه فکس جایگذاری شود. این بخش دارای امکاناتی جهت طراحی صفحات فکس میباشد و به کمک آن میتوان فکس را بصورت پویا با توجه به مشخصات تماس گیرنده تولید نمود. یکی از کاربردهای این مورد در سیستمهای تلفن بانک و بخش فروش شرکت ها است که اطلاعات صورتحساب مشتری قابل دریافت از طریق فکس می باشد. این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی است.     ارسال اطلاعات ، اطلاعیه ، مدارک لازم ، فهرست قیمت ، معرفی محصول و ... بصورت فکس
    خواندن اطلاعات از بانک‌های اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر و جایگذاری در صفحات فکس
    دارای بخش «فکس ساز» جهت طراحی صفحات فکس به دلخواه (امکان استفاده از متن و عکس در طراحی صفحات فکس)
    ارسال اطلاعات مختلف با توجه به شماره تماس گیرنده (Caller ID)
    عدم پاسخگویی سیستم تلفن گویا به تماس درصورت تشخیص شماره تلفن موجود در لیست سیاه (CallerID Black List)
    دریافت فکس از تماس گیرندگان و ثبت بصورت فایل تصویری و ارسال بصورت ایمیل
    نمایش صفحات فکس دریافت شده و امکان دسته بندی موضوعی آنها در پوشه‌های مختلف
    ارائه گزارش از تماس‌ها و نوع خدمات درخواستی تماس گیرندگان
    بروز رسانی و تغییر فایل‌های فکس

 

اپراتور خودکار (منشی خودکار)

این بخش به عنوان جایگزین اپراتور، جهت اداره كلیه امور تلفنی و اتصال به داخلی ها بصورت خودكار، بكار میرود. سیستم تلفن گویا پس از تشخیص زنگ و جوابگویی به آن، پیام خوشآمدگویی پخش نموده و تماس گیرنده را جهت اتصال به شخص و یا بخش مورد نظر راهنمایی مینماید. در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی، تماس گیرنده میتواندبه داخلی دیگری متصل شود ، در صندوق صوتی شخص مورد نظر پیغام بگذارد و یا منتظر بماند تا داخلی آزاد شود . در این حالت تلفن گویا با تشکیل صف انتظار ،نوبت وی را در صف اعلام نموده و موزیک انتظار پخش می نمایددر نهایت درصورت انتخاب تماس گیرنده میتواند با اپراتور صحبت كند. سیستم اپراتور خودکار ، با توجه به تعداد پورتهای تلفن گویا ، کار چندین منشی را بصورت همزمان انجام می دهد و مزیت آن کاهش هزینه و تسریع پاسخگویی به درخواستهای همزمان تماس گیرندگان است. راه اندازی این سرویس موجب ارتقاء سطح کیفی شرکت ها و سازمان ها و پاسخگویی شبانه روزی به تماسهای مشتریان است.     پخش پیغام خوش آمدگویی و منوی صوتی جهت راهنمایی تماس گیرنده و اتصال به داخلی
    ارتباط به داخلی موردنظر درصورت اطلاع تماس گیرنده از شماره داخلی
    تشکیل صف انتظار و اعلام نوبت در صف
    نمایش شماره CallerId تماس گیرنده به داخلی بصورت Popup
    تقسیم تماسها بین گروه داخلی ها
    اتصال تماس به داخلی مشخص با توجه به CallerId شماره تماس گیرنده
    تشخیص عدم پاسخ و یا مشغولی داخلی ها و پخش پیام مناسب
    امکان تعریف زیرمنو به تعداد نامحدود
    شماره گیری مستقیم شماره داخلی
    اتصال به صندوق صوتی ، اتصال به اپراتور و یا پخش موزیک انتظار در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی
    ارائه گزارش از تماسها و وضعيت پاسخگويي داخلی ها
    قابل اتصال به انواع سانترال ها و مراکز تلفن شامل پاناسونیک ، زیمنس ، اریکسون ، کارین ،رهیاب و غیره

 

صندوق صوتی

به کمک این بخش تماس گیرندگان میتوانند در صندوق صوتی کارمندان، مدیران و یا یک بخش ازشرکت یا سازمان پیغام بگذارند. تعداد صندوقهای صوتی نامحدود بوده و هر داخلی و یا هر فرد میتواند صندوق صوتی داشته باشد. صندوق صوتی معمولا درصورت عدم حضور و یا عدم پاسخگویی و یا مشغولی خطوط داخلی فعال می شود و شخص تماس گیرنده می تواند برای داخلی گرفته شده ، پیغام صوتی بگذارد. سپس کاربران میتوانند از طریق ورود به پنل کاربری خود در نرم افزار پیام نما ، به پیغامهای شخصی خود دسترسی پیدا کرده و پیغامها را پخش کنند. جهت حفظ نظم در کارتابل شخصی هر کاربر می تواند پیغامهای خود را در پوشه های مختلف دسته بندی کند و یا پیغام را به کاربر و یا واحد دیگری ارجاع نماید. دسترسی به پیغامها از طریق تماس تلفنی نیز امکان پذیر می باشد. هر کاربر با تماس به سامانه تلفن گویا و ورود به بخش صندوق صوتی می تواند از تعداد پیغامهای جدید خود مطلع شده و یک به یک آنها را پخش کند. یکی از امکانات مهم سیستم امکان ارسال پیام به ایمیل کاربران است. در این صورت کاربران می توانند پیامهای صندوق صوتی را در ایمیل خود مشاهده و پخش کنند.     پخش پیغام جهت راهنمایی تماس گیرندگان و معرفی صندوق‌های صوتی
    ضبط پیغام تماس گیرندگان و ذخیره در صندوق صوتی داخلی مربوطه
    ارسال پیغام صوتی به ایمیل کاربر
    چک کردن صندوق صوتی توسط کاربران از طریق نرم افزار تحت شبکه و از طریق تماس تلفنی
    نمایش پیغام‌های ذخیره شده در صندوق صوتی با ذکر تاریخ تماس، ساعت تماس، شماره تماس گیرنده، نوع پیغام و...
    پخش پیغام‌ها و قابلیت حرکت برروی نوار پخش پیغام
    طبقه بندی پیغام‌ها با استفاده از تعریف پوشه‌های مختلف جهت ذخیره سازی پیغام‌ها
    ضبط پیغام کاربر جهت پاسخگویی به پیغام‌های پرسشی تماس گیرندگان
    ارسال پیغام برای صندوق های صوتی دیگر
    اضافه کردن توضیحات به پیغام‌ها جهت دسترسی آسان به آن
    ارسال پیامک به کاربر درصورت داشتن پیغام جدید
    اعلام تعداد پیغام‌های جدید و قدیمی در صندوق صوتی
    حذف ، ارجاع و بایگانی پیامهای صوتی
    ثبت عملیات انجام شده در خصوص پیغام صوتی

 

شکایات و پیگیری شکایات

به کمک این بخش تماس گیرندگان میتوانند شکایت مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نموده و کد پیگیری دریافت نمایند. شکایات مطرح شده توسط کاربر مسئول چک شده و برای هر کدام پاسخ مناسب ثبت می نماید. پس از آن تماس گیرنده می تواند با تماس مجدد و ورود کد پیگیری ، پاسخ خود را دریافت نماید. شکایتهای مطرح شده بصورت فایلهای صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره میگردد این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل میشود. نظر به اینکه تماس تلفنی راحت ترین ابزار جهت ارائه نظرات است ، تماس گیرندگان می توانند کاملا باز ، ساده و راحت شکایات خود را مطرح نمایند.در سامانه پیگیری شکایات تلفنی ، کلیه عملیات ثبت و نگهداری می شود و گزارش حاصل از این اطلاعات می تواند جهت بهبود عملکرد ، فرآیندها و محصولات بکار رود.با توجه به دستورالعمل های ایزو 10002 در خصوص فرآیند شکایات ، بررسی و پاسخ به شکایات می تواند رضایت مشتری را افزایش داده و موجب حفظ و وفاداری مشتریان شود. .     پخش پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای اعلام شکایت
    پخش منوی صوتی با ساختار درختی جهت دسته بندی شکایت‌ها در خصوص موضوعات مختلف
    اعلام شماره رهگیری و در صورت لزوم رمز عبور توسط سیستم بصورت خودکار
    ثبت شکایت در صندوق صوتی مسئولین
    دریافت پاسخ توسط تماس گیرنده با ارائه شماره رهگیری و یا رمز عبور
    ثبت پاسخ توسط مسئولین از طریق تماس تلفنی و یا از طریق نرم افزار تحت شبکه
    استفاده از پاسخ‌های قبلی و آماده جهت پاسخ به شکایت‌های تکراری
    انتقال شکایت به کارتابل دیگر کاربران
    ارائه گزارش و نمودارهای آماری از شکایت‌ها و پاسخ‌ها
    اعلام پیغام مناسب به تماس گیرنده در صورت تماس قبل از آماده شدن پاسخ
    کنترل و محدود نمودن تعداد شکایت‌های اعلام شده از یک شماره تلفن خاص (CallerID)
    گرفتن تائیدیه از تماس گیرنده جهت دریافت پاسخ شکایت خود

 

پرسش و پاسخ

به کمک این بخش تماس گیرندگان می‌توانند پرسش‌های مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نمایند و پس از مدت زمانی خاص با تماس مجدد پاسخ خود را دریافت کنند. سیستم بصورت خودکار پرسش‌های اعلام شده را ضبط کرده و جهت پیگیری بعدی شماره رهگیری را به سوال مطرح شده اختصاص داده و به تماس گیرنده اعلام می‌نماید. پس از ارائه پاسخ توسط مسئولین، شخص تماس گیرنده می‌تواند با انجام تماس مجدد با تلفن گویا و ارائه شماره رهگیری، پاسخ مورد نظر خود را دریافت نماید. پرسشهای مطرح شده بصورت فایل‌های صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره می‌گردد و کاربر می تواند آنها را پوشه بندی و ساماندهی نماید. این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل می‌شود.     پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای اعلام پرسش
    پخش منوی صوتی با ساختار درختی جهت دسته بندی سوالات
    اعلام شماره رهگیری و در صورت لزوم رمز عبور توسط سیستم بصورت خودکار
    ثبت پرسش در صندوق صوتی مسئولین
    ثبت پاسخ توسط مسئولین از طریق تماس تلفنی و یا از طریق نرم افزار تحت شبکه
    استفاده از پاسخ‌های قبلی و آماده جهت پاسخ به سوالات تکراری
    انتقال پرسش به کارتابل دیگر کاربران
    ارائه گزارش و نمودارهای آماری از پرسش‌ها و پاسخ‌ها
    اعلام پیغام مناسب به تماس گیرنده در صورت تماس قبل از آماده شدن پاسخ
    کنترل و محدود نمودن تعداد پرسش‌های اعلام شده از یک شماره تلفن خاص (CallerID)
    مسدود نمودن شماره تماس در صورت اعلام پرسش غیر مجاز
    دریافت پاسخ توسط تماس گیرنده با ارائه شماره رهگیری و یا رمز عبور
    گرفتن تائیدیه از تماس گیرنده جهت دریافت پاسخ

 

پیشنهادات و انتقادات

 

سامانه پیشنهادات و انتقادات گویا همواره موجب ایجاد ارتباط نزدیک با مخاطبین و شنیدن صدای مشتریان جهت بهبود ارائه خدمات و محصولات بوده است. از طریق این سیستم مشتریان می توانند انتقادات خود را در محیطی کاملا راحت و بدون دخالت نیروی انسانی با یک تماس تلفنی اعلام نمایند.. به منظور افزایش رضایتمندی مشتریان، نقطه نظرات مشتریان از اهمیت ویژهای برخوردار میباشد. این سیستم امکان دریافت نظرات ، پیشنهادات و انتقادات را بصورت خودکار امکان پذیر میسازد. مسئولین مربوطه میتوانند از طریق ایمیل ، نرم افزار تحت شبکه و یا از طریق تماس تلفنی به سیستم، پیشنهادات و انتقادات ارائه شده را گوش کنند و آنها را جهت اقدامات لازم به نفرو یا مدیر مربوطه ارجاع دهند.کلیه عملیات انجام شده در خصوص پیامهای صوتی در نرم افزار قابل ثبت ، نگهداری و پیگیری است. این بخش کلیه امکانات بخش صندوق صوتی را شامل میشود.     پخش پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای ارائه پیشنهادات و انتقادات
    ارسال پیام صوتی به ایمیل مسئول مربوطه
    ثبت تاریخ ، ساعت ، مدت ،شماره تماس گیرنده CallerId برای فایل صوتی پیشنهادات و انتقادات
    امکان ثبت عملیات انجام شده توسط کاربر در خصوص فایل صوتی ضبط شده
    طبقه بندی پیشنهادها و انتقادها در پوشه های مختلف و ثبت هر پیغام در بخش مربوطه
    انتقال و یا ارجاع پیغام به صندوق‌های صوتی دیگر کاربران
    نوشتن توضیحات تکمیلی در کنار پیغام مطرح شده جهت پیگیری‌های بعدی
    طرح نظرسنجی از طریق منوی صوتی و ارائه پاسخ توسط تماس گیرنده از طریق ورود شماره
    نمایش تعداد پیامهای صوتی جدید در داشبورد نرم افزار

 

تماس گیر خودکار

 

به منظور اطلاع رسانی،تبلیغات ، یادآوری موضوعات مهم، اعلام تبریک، اعلام سررسید اقساط وام ، اعلام محصولات و خدمات جدید شرکت و یا هر نوع پیغام دیگر، می توان نرم افزار تلفن گویا را برنامه ریزی نمود تا با لیستی از شماره تلفنهای تعریف شده تماس بگیرد و برای مخاطبین پیغام صوتی پخش کند و یا بصورت خودکار فکس ارسال نماید. جهت حصول اطمینان از اینکه مخاطب پیغام را شنیده است نرم افزار میتواند از مخاطب درخواست کند تا شمارهای را وارد نماید ، در این صورت می توان مطمئن بود که پیام موردنظر به دست مخاطب رسیده است. این بخش جهت امور بازاریابی و فروش و یا یادآوری سررسید چک نیز میتواند مورد استفاده قرار گیرد. همچنین نرم افزار می تواند مستقیما به بانک های اطلاعاتی وصل شده و اطلاعات لازم را اعلام کند و یا فهرست شماره تلفنها بصورت فایل Excel وارد نرم افزار شده و در صف ارسال قرار گیرند.     شماره گیری تلفن مخاطبین و اعلام پیغام صوتی
    امکان اتصال به بانک های اطلاعاتی و استخراج شماره تلفن هاو اطلاعات لازم جهت تماس
    امکان Import کردن لیست شماره تلفن ها جهت تماس از نرم افزار Excel
    زمانبندی و تعریف تاریخ و ساعات تماس
    مشخص نمودن وضعیت تماس گرفته شده شامل پاسخ داده شده و عدم پاسخ
    امکات تعریف تعداد تماس مجدد در صورت تشخیص عدم پاسخ
    امکان تعریف شمارگیری از شماره تلفن تا شماره تلفن مشخص
    دریافت شماره از مخاطب جهت حصول اطمینان از شنیدن پیام صوتی
    امکان اتصال به داخلی درصورت نیاز

 

ارسال و دریافت فکس

 

جهت ارسال ودریافت فکس به صورت خودکار میتوان از این امکان نرم افزار استفاده نمود.در بخش ارسال فکس، سیستم امکان ارسال فکسهای از پیش آماده مانند تبلیغات، فهرست قیمت ، معرفی محصولات و غیره و یا ساخت فکس بر اساس اطلاعات موجود در بانکهای اطلاعاتی شما مانند گردش حساب، فاکتور فروش، گزارشات هفتگی و ماهیانه و... را برای شما فراهم می نماید. تماس گیرندگان میتوانند به کمک منوی صوتی بطور خودکار و بدون درگیر نمودن پرسنل شرکت از انواع اطلاعات موجود فکس دریافت نمایند. این بخش دارای امکاناتی جهت طراحی صفحه فکس و جایگذاری اطلاعات بر روی آن میباشد،بدین ترتیب امکان ارسال صفحات فکس بصورت پویا و با توجه به اطلاعات تماس گیرنده وجوددارد.کلیه کاربران سیستم می توانند از طریق نرم افزار تحت شبکه ، فکس موردنطر خود را برای شماره تلفن مقصد ارسال نمایند. در بخش دریافت فکس سیستم فکسهای ارسالی تماس گیرندگان را دریافت نموده و بصورت فایل تصویری ذخیره می کند. فکسهای رسیده سپس از طریق ایمیل و یا نرم افزار تحت شبکه قابل مشاهده، چاپ، دسته بندی و ارسال به کارتابل سایر کاربران میباشند.     امکان ارسال فکس های دریافتی به ایمیل کاربر
    دریافت فکس بصورت خودکار و ذخیره بصورت فایل
    امکان دسترسی کاربران به فکس های دریافتی با نرم افزار تحت شبکه
    ارسال فکس از طریق نرم افزار تحت شبکه
    شماره گیری تلفن مخاطبین و ارسال فکس های موجود در صف
    امکان Import کردن لیست شماره تلفن ها جهت تماس از نرم افزار Excel
    تعریف تاریخ و ساعت ارسال فکس (زمانبندی ارسال فکس)
    امکات تعریف تعداد تماس مجدد در صورت تشخیص عدم پاسخ
    اتصال به بانک های اطلاعاتی و تولید صفحات فکس و ارسال برای تماس گیرنده

 

 

مسابقه و نظرسنجی

 

در این بخش سیستم از طریق پخش پیام صوتی و اعلام گزینه های پاسخ ، اقدام به دریافت عدد از تماس گیرنده نموده و پاسخ وی را در بانک اطلاعاتی ذخیره می کند. سپس گزارشات نظرسنجی و یا مسابقه را بر اساس پاسخ های ثبت شده ارائه می نماید. نرم افزار تلفن گویا می تواند بر اساس پاسخ وارد شده ، سوال بعدی را مشخص نماید و انتخاب پرسش ها را با هوشمندی لازم انجام دهد. سامانه نظرسنجی تلفنی عموما برای اطلاع از کیفیت پاسخگویی پرسنل و یا کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده استفاده می شود نقش موثری در اصلاح فرآیند ها دارد. سامانه مسابقه تلفنی نیز معمولا باشماره تلفن های هوشمند مخابرات استفاده می شود و برای مقاصد درآمدزایی و ارزش افزوده کاربرد دارد..     امکان نظرسنجی از عملکرد اپراتورها و یا موضوعات خاص
    پخش سوال بعدی بر اساس پاسخ وارد شده بصورت هوشمند
    اعلام امتیاز به تماس گیرنده
    نظرسنجی در خصوص محصولات و خدمات
    تعریف سوالات و گزینه های پاسخ مربوط به سوالات
    ضبط صداهای مربوط به پرسش ها و پاسخ ها
    امکان تهیه گزارش پاسخ ها و نظرات
    تشخیص شماره تماس گیرنده و انجام ادامه نظرسنجی و یا مسابقه بر اساس CallerId

 

اعلام بدهی

یکی از مشکلات اصلی موسسات مالی اعتباری و بانکها در بخش وصول مطالبات ، پیگیری و تماس با مشتریان بدهکار و یا یادآوری تاریخ اقساط مشتریان است. با توجه به حجم بالای تماسها عملیات فوق بسیار زمانبر و مستلزم هزینه است. سامانه اعلام بدهی شرکت تیبا سامانه می تواند دراینگونه موارد بسیار موثر و کارآمد باشد. این سامانه بصورت خودکار با شماره تلفن وام گیرندگان و ضامنین تماس گرفته و پیغام مناسب جهت اعلام هشدار و یا یادآوری پخش نماید. با توجه به اینکه سیستم قادر است با چندین خط تلفن تماس همزمان انجام دهد سرعت انجام کار قابل مقایسه با سرعت کار نیروی انسانی نیست. و یک سیستم 8 خط کار 8 نفر را با سرعت و دقت بیشتری انجام می دهد. این سیستم در شرکتهای وصول مطالبات ، شرکت های لیزینگ ، موسسات مالی و بانکها موجب کاهش هزینه و افزایش سرعت وصول گردید و اکنون یکی از ملزومات اینگونه موسسات شده است.     تماس سیستم با مشتریان بدهکار و اعلام وضعیت و مبلغ بدهی
    ارتباط با بانک اطلاعاتی و استخراج اطلاعات و شماره تلفن ها جهت شماره گیری
    ورود اطلاعات شماره تلفن از طریق فایل excel
    ثبت نتیجه تماس در بانک اطلاعاتی
    تعریف زمانبندی برای شماره گیری
    پخش پیامهای مختلف برای مشتریان با توجه به تعداد اقساط ، مدت دیرکرد و ...
    ارائه گزارش از تماسهای موفق و ناموفق
    تماس مجدد درصورت عدم پاسخگویی و یا مشغولی خط
    تماس با انواع شماره های تماس شامل داخلی ، بین شهری و موبایل
    ارتباط با سایر نرم افزارهای مالی اداری
    امکان ارتباط مستقیم با اپراتور و یا کارشناسان درصورت نیاز

 

 

اعلام اطلاعات حسابداری و مالی

 

شما می‌توانید تمامی اطلاعات مربوط به مسائل مالی و حسابداری را به صورت گویا و فکس به تماس گیرنده اعلام کنید. نرم‌افزار تلفن‌گویا قادر است به بانک اطلاعاتی سیستم مالی و حسابداری شما متصل شده و اطلاعات مورد نظر را خوانده و به تماس گیرنده اعلام کرده و یا برای مخاطب فکس کند.     امکان برقراری ارتباط با بانک اطلاعاتی سیستم مالی و حسابداری
    اعلام اطلاعات مبالغ مالی مانند مبالغ واریزی ، بدهکاری ، حقوق ، تراکنشهای مالی و ...
    اعلام تخفیف ها و کسورات
    اعلام مبلغ مانده حساب
    ارسال اطلاعات مالی بصورت فکس
    اعلام تاریخ و ساعت انجام تراکنش ها و عملیات مالی

 

 

ارسال پیامک (SMS)

 

امکان ارسال پیامک در سامانه تلفن گویا می تواند کاربردهای مختلفی داشته باشد. در هر مرحله از تماس و به ازای عملیات مختلفی که در سیستم تلفن گویا انجام می شود می توان جهت اطلاع مخاطب پیامک ارسال نمود. یکی از کاربردهای آن ارسال پیامک تشکر برای مشتری پس از قطع تماس تلفنی با شرکت است. در سیستمهای نوبت دهی تلفنی ارسال پیامک از اطلاعات نوبت اخذ شده مخاطب و یا ارسال کد تائیدیه نیز بسیار مورداستفاده قرار می گیرد. جهت اطلاع از پیام جدید در صندوق صوتی کاربر و یا دریافت فکس جدید در سامانه دریافت فکس می توان از این امکان جهت اطلاع و یا هشدار به کاربر استفاده کرد.     ارسال پیامک بصورت تکی و انبوه
    ارسال پیامک بصورت زمانبندی شده
    انتخاب شماره از دفترچه تلفن و یا ورود از فایل excel
    مدیریت پیامک توسط هر کاربر بصورت جداگانه در کارتابل مجزا
    ارسال پیامک از اطلاعات سایر نرم افزارها مانند نرم افزارهای CRM
    نمایش Delivery Reportو تاریخ و ساعت دریافت پیامک توسط گیرنده

 

 

گزارشات تلفن گویا

در سامانه تلفن گویا ، گزارشات تماس یکی از مهمترین بخشهای سیستم بشمار می رود. داشتن اطلاعات دقیق از تماسهای ورودی شرکت یا سازمان و نحوه پاسخگویی پرسنل به تماسها می تواند در تصمیم گیریهای مدیریتی بسیار موثر باشد. گزارشات تماس شامل اطلاعات کاملی از تعداد تماسها ، مدت تماس ها ، تماسهای داخلی ها ، تماسهای بدون پاسخ ، مشغولی ، میزان استفاده از خدمات گویا و انواع گزارشات آماری و نموداری می باشد. گزارشات سوابق تماسهای مشتریان ، وضعیت پاسخگویی داخلی ها ، نمودار ترافیک ساعتی و گزارش تجمیعی روزانه تماسها نمونه هایی از گزارشات سامانه تلفن گویا می باشند که بیشتر مورداستفاده قرار می گیرد و اطلاعات مفیدی در مورد خدمات شرکت و رضایت مشتریان در اختیار ما قرار می دهد.     گزارش تفصیلی تماسهای ورودی
    گزارش روزانه و ماهانه تماس های ورودی
    گزارش وضعیت پاسخگویی داخلی ها
    گزارش درصد تماسهای همزمان
    گزارش تماسهای بدون پاسخ
    گزارش مدت تماسها
    گزارش و نمودار ترافیک ساعتی تماس ها
    آمار کلی تماسها
    میزان استفاده از سرویسهای سامانه تلفن گویا
    گزارش ریز تماسهای داخلی ها
    آمار کلی تماسهای داخلی
    آمار تماسها بر اساس ساختار سازمانی
    ...

 voip

انتخاب بهترین نوع تلفن ویپ
برای این که بتوانیم بهترین نوع تلفن ویپ را انتخاب کنیم ، نکاتی را در ادامه می خوانید که شناسایی بهترین نوع این تلفن را ساده تر می کند.
نحوه انتخاب بهترین نوع تلفن وپ عواملی که باید در انتخاب انواع تلفن های ویپ ، در نظر داشته باشید عبارتند از:
بررسی شبکه محلی
همان طور که می دانید ، ویپ از شبکه های محلی یا LAN برای انتقال تماس های صوتی و تصویری استفاده می کند. این بخش بسیار مهم است و عامل ایجاد اختلال و افت کیفیت ویپ ، نادیده گرفتن این مورد قبل از اقدام به خرید تلفن است.  بر اساس کشش شبکه محلی شما ، از نوع تلفن ویپ سازگار تر استفاده کنید و مشخصه های آن را با کارشناسان در میان بگذارید.
کیفیت دسترسی به اینترنت
دقت داشته باشید که میزان سرعت و پهنای مورد نیاز شما برای تماس های ویپ ، ثابت نیست و باید بر اساس انتظاراتی که از تلفن ویپ دارید ، تلفن را انتخاب کنید. گاهی تماس هایی که از طریق ویپ منتقل میشوند بیش از حد استانداردی است که پیش بینی شده است. پس باید وضعیت پهنای باند برای تامین بستر لازم دریافت تماس بررسی شود. بر اساس نکاتی که گفته شد ، دو سیستم میزبانی شده و مستقر در مرکز را بررسی می کنیم:
تلفن های میزبانی شده
در سیستم میزبانی شده تمامی امکانات ممکن را می توانید ببینید و آن ها را انتخاب کنید. از آن جا که این سیستم میزبانی میشود ، هزینه خرید تجهیزات و نصب و راه انداری voip نیز به تمام هزینه ها افزوده میشود.
سیستم مستقر در مرکز
این سیستم با توجه به هزینه های سخت افزاری کمتر ، به صرفه تر است.اما تمام کارهای فنی مربوط به راه اندازی سیستم بر عهده ی شرکت های ویپ است و شما درسترسی مستقیم به تنظیمات ندارید. این سرویس را برای شرکت های نوپایی که بودجه متوسطی برای این امور دارند پیشنهاد می کنیم.

راه اندازی voip

موارد مهم در راه اندازی VOIP

در راه اندازی voip ، یک سری اشتباهات رخ می دهد و برخی از اتصالات ممکن است به درستی صورت نگیرد. این مسئله برای کسانی که نصب کننده ویپ هستند ، معمولا رخ نمی دهد. اما برای کاربران عادی که قصد دارند برای اولین بار راه اندازی ویپ را انجام دهند ، پیش می آید. خطاهایی حین برقراری ارتباط ، جابه جایی و…به وجود می آید که در این جا به صورت نکته ای به آن ها اشاره می کنیم.
موارد مهم در راه اندازی VOIP و نصب آن چیست؟ آشنایی با ابزارهای مورد نیاز برای راه اندازی voip را به شما پیشنهاد می کنیم.
۱) اگر می خواهید یک سیم تلفن جدید خریداری کنید ، می توانید سیم قبلی را برای راه اندازی ویپ به کار گیرید. البته انجام این کار به هیچ وجه توسط کارشناسان ویپ توصیه نمیشود؛ در صورتی که می خواهید این کار را انجام دهید، ابتدا ارتباط تلفن خود را به صورت کامل با پریز تلفن قطع کنید. سپس سیم ها را جایگزین کنید و بعد دستگاه ها را به صورت کامل به برق وصل کنید.
۲)در صورتی که مصارف شما وسیع تر از تماس های شهری و بین شهری ساده است ، قطع و وصلی دستگاه ، به دلیل مشکل در پهنای باند و یا قطع برق امری طبیعی است. لذا پیشنهاد می کنیم یک منبع ذخیره انرژی به عنوان برق اضطراری همراه سایر تجهیزات حین راه اندازی voip ، تهیه کنید.
۳)اگر بیشتر تمایل دارید که ویپ و تلفن های ممولی را در کنار هم داشته باشید ، ابتدا باید سیم های تلفن خانگی قبلی ، به صورت کامل قطع شوند و ارتباطی با برق شهری نداشته باشند.اگر به این موضوع دقت نکنید و در حالی که برق جریان دارد ، ویپ را نیز وصل کنید ، آداپتور ویپ شما (اگر از نوع نرم افزاری استفاده می کنید) آسیب می بیند.